Statuts de l'association
Polytechnique.org
ARTICLE 1er : OBJET
L'association dite « Polytechnique.org », désignée dans la suite du texte par « l'association », a été fondée le 5 mai 2000, conformément à la loi du 1er juillet 1901, et au décret du 16 août 1901. Elle a pour objet le développement de logiciels libres et gratuits permettant la communication électronique entre les membres de larges groupes de personnes, ainsi que le déploiement de ces logiciels, en particulier au profit de la communauté des élèves et des anciens élèves de l'Ecole polytechnique.
Cette activité a pour but de dynamiser les liens entre les membres des groupes utilisant ces logiciels, mais aussi l'aide à la gestion de carrière et à la recherche d'emploi de leurs membres.
ARTICLE 2 : DOMAINE D'ACTIVITE PRINCIPAL
Le domaine principal d'activité de l'association est : “technique et recherche”. L'association se concentre à la fois sur le développement de logiciels informatiques, et sur la communication et ses technologies.
A ce titre, l'association s'oblige :
à maintenir les logiciels développés et à assurer la continuité des services associés,
à respecter la charte éthique publiée sur son site web http://www.polytechnique.org,
à procéder à toutes les déclarations nécessaires auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés,
à détenir les licences ou tous certificats nécessaires à la réalisation de ses objectifs,
à tenir une comptabilité conforme au plan comptable 2000 si les sommes en jeu le justifient ou si la règlementation fiscale le nécessite.
ARTICLE 3 : MOYENS D'ACTION
Pour la réalisation de son objet, l'association a pour moyens d'action :
le développement de logiciels,
la diffusion et la publicité de ses développements, afin qu'ils profitent au plus grand nombre,
la création et la mise à disposition de moyens de communication visant à favoriser les liens communautaires, tout particulièrement au sein de la communauté des anciens et des élèves de l'Ecole polytechnique,
l'organisation de réseaux de personnes facilitant la vie de ces groupes,
l'administration et la gestion de serveurs informatiques déployant ces services,
le sondage des groupes intéressés, afin de déterminer leurs besoins,
le contact avec les employeurs, dans le but de faire la promotion des outils qu'elle déploie et qui sont liés à la gestion de carrière et à la recherche d'emploi ; cette promotion vise à faciliter les contacts entre les recruteurs et les personnes utilisant les services de l'association,
l'adhésion et l'affiliation à des associations dont l'activité est de nature à aider « Polytechnique.org » à poursuivre son objet,
la prise de participations dans toute société commerciale, si cela est de nature à favoriser la poursuite de l'objet de l'association.
ARTICLE 4 : SIEGE SOCIAL
Le siège social de Polytechnique.org est situé :
Maison des Polytechniciens, 12, rue de Poitiers 75007 PARIS
Il peut être transféré sur simple décision du conseil d'administration.
ARTICLE 5 : DUREE
La durée de l'association est illimitée.
ARTICLE 6 : LES MEMBRES DE L'ASSOCIATION
L'association se compose de membres d'honneur, de membres actifs et de membres ordinaires :
Les membres d'honneur sont désignés par le Conseil d'Administration, parmi les membres actifs et les membres ordinaires, avec l'accord des intéressés, pour les services qu'ils ont rendu ou rendent à l'association. Ils sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle et ont le droit de participer à l'assemblée générale avec voix consultative. Les membres d'honneur ne peuvent pas faire partie du conseil d'administration.
Les membres actifs sont des personnes physiques ou morales. Ils acquittent la cotisation statuaire d'un montant fixé annuellement par l'assemblée générale ordinaire. Seuls les membres actifs sont membres de l'assemblée générale avec voix délibérative.
Les membres ordinaires sont des personnes physiques ou morales. Ils n'acquittent pas de cotisation. Ils sont membres de l'assemblée générale avec voix consultative.
ARTICLE 7 : ADHESION
Pour devenir membre actif ou ordinaire de l'association, il faut souscrire un bulletin d'adhésion envoyé au siège de l'association, ou bien envoyé sous forme électronique à l'adresse association@polytechnique.org.
L'admission des membres est prononcée par le conseil d'administration, lequel, en cas de refus, n'a pas à motiver sa décision.
ARTICLE 8 : PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE
La qualité de membre se perd par :
décès,
demande de radiation effectuée par le membre, et adressée par écrit au président de l'association,
exclusion prononcée par le conseil d'administration pour infraction aux présents statuts, au règlement intérieur, ou bien à la charte éthique publiée sur le site web, ou pour tout autre motif portant préjudice aux intérêts moraux et/ou matériels de l'association,
radiation prononcée par le conseil d'administration pour non paiement de la cotisation.
Avant la décision éventuelle de radiation ou d'exclusion, l'intéressé est invité à fournir des explications écrites et adressées au président de l'association.
ARTICLE 9 : RESPONSABILITE DES MEMBRES
Aucun des membres de l'association n'est personnellement responsable des engagements contractés par elle. Seul le patrimoine de l'association répond de ses engagements. En matière de gestion, la responsabilité incombe, sous réserve d'appréciation souveraine des tribunaux, aux membres du conseil d'administration.
ARTICLE 10 : CONSEIL D'ADMINISTRATION
L'association est administrée par un conseil d'administration comprenant au moins six membres (personnes physiques ou morales) et au plus douze, élus pour trois ans. Le nombre exact de membres du conseil d'administration est proposé par le conseil sortant à l'assemblée générale. En cas de vacance, le conseil d'administration pourvoit au remplacement temporaire de ses membres. Il est procédé au remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Est éligible au conseil d'administration tout membre actif de l'association, âgé de 18 ans et plus le jour de l'élection, à jour de ses cotisations, reconnu pour son implication opérationnelle, et ayant fait acte de candidature auprès du conseil d'administration sortant au moins un mois avant la tenue de l'élection. Les membres sortants du conseil d'administration sont rééligibles. Il est de la responsabilité du conseil sortant d'étudier la recevabilité des candidatures. Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale, pour un mandat de trois ans. Le conseil est renouvelé d'un tiers chaque année. Chaque membre de l'assemblée générale indique sur un bulletin secret au plus autant de noms de candidats qu'il y a d'administrateurs à élire. Ce sont les candidats qui recueillent le plus de voix qui sont élus. Le scrutin ne comporte qu'un seul tour. En cas d'égalité entre deux candidats, la voix du président est prépondérante dans le vote. Elle n'est alors plus secrète.
La qualité de membre du conseil d'administration se perd par le décès, la démission, ou la radiation par le vote secret unanime de l'ensemble des autres membres du conseil d'administration. Le conseil d'administration doit être en permanence composé d'au moins les six membres du bureau.
ARTICLE 11 : REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an et, sur la demande écrite adressée au président de l'association, de la moitié de ses membres, il se réunit chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige. Le président convoque par écrit (éventuellement électronique) les membres du conseil d'administration aux réunions en précisant l'ordre du jour. Chaque membre du conseil d'administration peut se faire représenter par un autre membre du conseil d'administration, sous réserve d'en avoir informé le président de l'association par écrit, avant la réunion. Chaque administrateur ne peut détenir plus d'un mandat de représentation par réunion. Le quorum nécessaire pour que le conseil d'administration soit compétent et puisse délibérer est la présence ou représentation d'un minimum de six administrateurs, parmi lesquels au moins trois membres du bureau. Le président de l'association peut inviter des membres de l'association à participer aux réunions du conseil d'administration, si leurs compétences ou leur expertise le justifient. Ces personnes disposent alors en séance d'une voix consultative. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres du conseil d'administration présents et représentés. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante. Toutes les délibérations du conseil d'administration sont consignées dans un registre et signées du président et du secrétaire. Les réunions du conseil d'administration peuvent se tenir par échange de courriers électroniques.
ARTICLE 12 : REMUNERATIONS
Les mandats des membres du conseil d'administration sont à titre gracieux. Les membres du conseil d'administration ne peuvent être rémunérés par l'association. Ces dispositions sont en particulier valables pour les membres du bureau.
Les membres du conseil d'administration pourront toutefois être remboursés des frais qu'ils auraient engagés sur leurs deniers personnels pour le compte de l'association, ainsi que d'éventuels frais de déplacement, sous réserve qu'ils aient obtenu l'accord préalable du bureau, et que ces remboursements soient inscrits dans les comptes de l'association.
ARTICLE 13 : POUVOIRS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus dans les limites de l'objet de l'association et dans le cadre des résolutions adoptées par l'assemblée générale. Il peut autoriser tous actes ou opérations qui ne sont pas statutairement de la seule compétence de l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il se prononce sur les admissions de membres de l'association et confère le titre éventuel de membre d'honneur. Il se prononce également sur les mesures de radiation et d'exclusion des membres. Il contrôle la gestion des membres du bureau qui doit rendre compte de son activité à l'occasion de ces réunions. Il autorise l'ouverture de tous comptes bancaires, aux chèques postaux et auprès de tous autres établissements de crédit. Il autorise également la prise de participation par l'association dans des sociétés commerciales, ou son affiliation ou adhésion à d'autres associations, comme prévu à l'article 3. En revanche, seul le bureau du conseil d'administration effectue tous emplois de fonds, contacte tous emprunts hypothécaires ou autres, sollicite toutes subventions, requiert toutes inscriptions ou transcriptions utiles.
Le conseil d'administration autorise le président ou le trésorier, à exécuter tous actes, aliénations et investissements reconnus nécessaires, des biens et des valeurs appartenant à l'association et à passer les marchés et contrats nécessaires à la poursuite de son objet.
Enfin, le conseil d'administration peut décerner la qualité de membre bienfaiteur à un membre ordinaire, actif, ou d'honneur, si celui-ci a fait un don d'un montant significatif à l'association. Cette qualité n'entraîne ni l'exonération de cotisation, ni l'octroi d'une voix délibérative à l'assemblée générale.
ARTICLE 14 : BUREAU DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le bureau du conseil d'administration est élu pour un an, par le conseil d'administration, dans les trente jours suivant l'assemblée générale ordinaire ayant procédé au renouvellement du conseil. Chacun des membres du bureau sortant est rééligible. Le conseil d'administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret :
un président,
un secrétaire,
un trésorier,
deux responsables du développement et du déploiement des logiciels informatiques visés dans l'objet de l'association,
un responsable des relations extérieures de l'association avec ses partenaires.
La qualité de membre du bureau se perd par le décès, la démission, ou la radiation par le vote secret unanime de l'ensemble des autres membres du conseil d'administration.
Le bureau doit comporter en permanence six membres. Si le nombre de membres du bureau est inférieur à six, le conseil d'administration procède au remplacement des membres manquants en choisissant des remplaçants parmi ses membres.
ARTICLE 15 : ROLES DE CHACUN DES MEMBRES DU BUREAU
Le bureau prépare les réunions du conseil d'administration dont il exécute les décisions. Il traite les affaires courantes dans l'intervalle des réunions du conseil d'administration. Il se réunit au moins 6 fois par an.
Le président réunit et préside le conseil d'administration et le bureau. Il représente l'association en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il peut déléguer, sur avis du conseil d'administration, ses pouvoirs à un autre membre du conseil d'administration.
Le secrétaire est chargé de la correspondance statutaire, notamment l'envoi des convocations. Il rédige les procès-verbaux des instances statuaires et en assure la transcription sur les registres prévus à cet effet.
Le trésorier tient scrupuleusement à jour les comptes de l'association. Il remplace le président lorsque celui-ci est indisponible.
Les deux responsables techniques assurent la coordination du développement des logiciels visés dans l'objet de l'association. Ils sont également responsables du déploiement de ces logiciels au profit de la communauté polytechnicienne, et plus généralement, de la communauté des grandes écoles françaises. Ils sont responsables de la qualité de service associée.
Le responsable des relations extérieures veille au rayonnement de l'association, à sa communication avec ses partenaires, et à leur information sur ses activités.
ARTICLE 16 : DISPOSITIONS COMMUNES AUX ASSEMBLEES GENERALES
Les assemblées générales se composent de tous les membres de l'association visés à l'article 6. Les assemblées générales se réunissent sur convocation du président de l'association ou sur demande écrite d'au moins un tiers des membres de l'association. La convocation peut être envoyée par courrier électronique et doit mentionner obligatoirement l'ordre du jour prévu. Cet ordre du jour est déterminé par le bureau de l'association. L'inscription d'un point à l'ordre du jour peut être demandée par un membre de l'association, si cette demande recueille l'adhésion d'au moins un quart des membres actifs, ou de la moitié des membres du conseil d'administration, et si elle est effectuée au moins un mois avant la tenue de l'assemblée générale. En tout état de cause, la convocation doit être envoyée au moins quinze jours avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée. L'assemblée générale peut consister en un échange de courriers électroniques entre les membres de l'association. Seules sont admissibles les résolutions prises par l'assemblée générale sur les points inscrits à l'ordre du jour. La présidence de l'assemblée générale appartient au président, ou à un membre du bureau s'il est empêché. Les délibérations sont constatées par des procès verbaux inscrits sur un registre et signés par le président et le secrétaire. Les membres de l'association peuvent se faire représenter par un autre membre de l'association en cas d'empêchement. Un membre présent ne peut détenir plus de deux mandats de représentation. Il est tenu une feuille de présence signée par chaque membre présent et certifiée par le président de l'assemblée. Les pouvoirs y sont également signifiés.
ARTICLE 17 : ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
L'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an. Elle entend le rapport du conseil d'administration sur la gestion financière et le rapport d'activité du président. Elle peut nommer un commissaire aux comptes chargé de la vérification de la comptabilité de l'association. Après avoir délibéré et statué sur ces différents rapports, l'assemblée générale apprécie le budget de l'exercice suivant et délibère également sur toutes les autres questions figurant à l'ordre du jour. Elle pourvoit à l'élection ou au renouvellement des membres du conseil d'administration comme prévu à l'article 10. Les décisions de l'assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité des membres présents et représentés. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante. Les votes ont lieu à bulletins levés, excepté pour l'élection des membres du conseil d'administration pour laquelle le scrutin secret est requis.
ARTICLE 18 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
Elle est convoquée dans les conditions prévues à l'article 16 des présents statuts. Pour la validité de ses délibérations, il est nécessaire qu'au moins 60% des membres de l'association soient présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée extraordinaire est convoquée à nouveau, à quinze jours d'intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre de présents et représentés. L'assemblée extraordinaire statue sur les modifications des statuts et sur la dissolution de l'association. Les délibérations sont prises à la majorité de 60% des membres présents et représentés.
ARTICLE 19 : RESSOURCES DE L'ASSOCIATION
Les ressources de l'association se composent :
du produit des cotisations versées par ses membres,
des dons manuels et libéralités dont elle bénéficie,
des subventions de l'état, des collectivités territoriales et des établissements publics,
du produit éventuel des manifestations qu'elle organise,
des intérêts et redevances des biens et valeurs qu'elle peut posséder,
des rétributions des services rendus,
de toutes autres ressources autorisées par la loi, notamment, du recours en cas de nécessité, à un ou plusieurs emprunts bancaires ou privés.
ARTICLE 20 : ORGANISATION COMPTABLE
Les comptes de bilan et les comptes de résultats que l'association doit établir chaque année peuvent être vérifiés par un commissaire aux comptes désigné sur la liste des commissaires aux comptes du ressort géographique du siège social de l'association, si les sommes en jeu le justifient.
ARTICLE 21 : DISSOLUTION DES BIENS
En cas de dissolution, l'assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs qui seront chargés de la liquidation des biens de l'association et dont elle détermine les pouvoirs. Les membres de l'association ne peuvent se voir attribuer, en dehors de la reprise de leurs apports financiers, mobiliers ou immobiliers, une part quelconque des biens de l'association. L'actif net subsistant sera attribué obligatoirement à une ou plusieurs associations poursuivant des buts similaires et qui seront désignées par l'assemblée générale extraordinaire.
ARTICLE 22 : REGLEMENT INTERIEUR
Un règlement intérieur est établi par le conseil d'administration qui le fait approuver par l'assemblée générale ordinaire. Il s'impose à tous les membres de l'association.
ARTICLE 23 : FORMALITES
Le président élu doit accomplir toutes les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi, tout au long de la vie de l'association.
Fait à Paris, le 21-06-2004, en deux exemplaires.
le président le trésorier
Yann Chevalier Olivier Guillaumin
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